Metà del budget speso, un terzo del lavoro fatto
Sapere quanto hai speso non dice nulla. Sapere quanto hai prodotto con quella spesa dice tutto.
Riunione di avanzamento. Il responsabile del progetto dice: «siamo a metà del budget». Tutti annuiscono e si passa al punto successivo.
Ma metà del budget rispetto a cosa? Se a metà budget hai prodotto metà dei risultati, sei in linea. Se ne hai prodotto un terzo, hai un problema che nessuno ha ancora nominato — e che a fine progetto costerà il 50% in più del previsto.
La spesa da sola non è un indicatore di avanzamento. È un indicatore di consumo.
Le tre domande che servono
Per sapere davvero come sta andando un progetto servono tre numeri, non uno.
- Quanto avevi previsto di spendere a oggi. È il piano.
- Quanto hai speso davvero. È la contabilità.
- Quanto vale il lavoro effettivamente prodotto. È la domanda che quasi nessuno si pone, ed è quella che conta.
Il terzo numero si costruisce così: per ogni attività completata, prendi il suo valore a budget, non il costo sostenuto. Se una lavorazione era preventivata 10.000 euro ed è finita, hai prodotto 10.000 euro di valore, indipendentemente da quanto ti è costata.
Da qui escono due informazioni distinte, che nella pratica vengono sempre confuse.
Ritardo e maggior costo non sono la stessa cosa
Se il valore prodotto è inferiore a quello pianificato, sei in ritardo. Hai fatto meno lavoro di quanto avresti dovuto, a prescindere dai soldi.
Se hai speso più del valore prodotto, stai pagando troppo. Il lavoro procede, ma ogni unità costa più del previsto.
Le due situazioni richiedono interventi opposti, ed è per questo che confonderle è costoso.
Un progetto in ritardo ma in linea con i costi ha un problema di capacità: mancano persone, o sono occupate altrove, o c'è un collo di bottiglia. Aggiungere controlli non serve a niente.
Un progetto in linea con i tempi ma sopra i costi ha un problema di prezzi o di efficienza: le risorse costano più del previsto, o ne servono di più per fare la stessa cosa. Qui mettere pressione sui tempi peggiora tutto.
Quando invece sei indietro su entrambi, il progetto va rifondato, non recuperato. È il momento di rimettere in discussione l'ambito, non di chiedere gli straordinari.
La stima che nessuno vuole fare
C'è un quarto numero, ed è quello che le direzioni chiedono per ultimo pur essendo il più importante: a questo ritmo, quanto costerà davvero finire?
Il calcolo è brutale nella sua semplicità. Se finora hai prodotto valore a un'efficienza dell'80%, non c'è motivo di credere che il resto lo produrrai al 100%. Il budget rimanente va corretto con quella stessa efficienza.
Il risultato è quasi sempre sgradevole, ed è il motivo per cui questo conto viene rimandato. Ma rimandarlo non cambia il numero: cambia solo quando lo scopri, e quanto margine hai per reagire.
Cosa serve davvero per farlo
Molti pensano che questo tipo di controllo richieda strumenti pesanti. Serve invece una cosa sola, ed è organizzativa: attività abbastanza piccole da poter dire con onestà se sono finite o no.
Il nemico è la percentuale di completamento dichiarata a sensazione. Un'attività «all'80%» resta all'80% per settimane: è il modo educato di dire che non si sa. Se invece un'attività dura al massimo due settimane, la domanda diventa binaria — finita o non finita — e sparisce lo spazio per l'ottimismo involontario.
Non serve un software da decine di migliaia di euro. Serve la disciplina di spezzare il lavoro in pezzi verificabili, e una persona che aggiorni i numeri con onestà anche quando dicono cose scomode.