Un preventivo con un numero solo non è un preventivo

Quando hai rifatto il tetto del capannone hai ricevuto un computo metrico: voci, quantità, prezzo unitario, stati di avanzamento. Sapevi quanto costava un metro quadro di guaina, e se al secondo stato di avanzamento la quantità non tornava, potevi contestare quella riga.

Quando hai chiesto un preventivo per il gestionale nuovo, o per l'integrazione fra due sistemi, o per automatizzare il ciclo delle fatture, hai ricevuto due pagine di descrizione e in fondo un numero.

Un numero solo. E l'hai firmato.

Non è colpa di un fornitore scorretto

La prima reazione, quando si mette in fila la cosa, è pensare a un venditore furbo. Quasi mai è così, ed è importante capire perché: se la spiegazione è la disonestà, la soluzione diventa «cambiare fornitore», che non risolve niente.

Nell'edilizia e negli impianti il computo metrico esiste da sempre. Nessun imprenditore firmerebbe la ristrutturazione di un capannone su un totale, e nessuna impresa edile si sognerebbe di proporlo: è una prassi consolidata, e chi non la rispetta si squalifica da solo.

Nel software e nell'automazione quella prassi non si è mai formata. Il preventivo opaco non è l'eccezione: è lo standard di mercato. E finché è lo standard, chiedere di scomporlo sembra sfiducia invece che controllo — motivo per cui quasi nessuno lo chiede, e i pochi che lo chiedono si scusano mentre lo fanno.

Il paragone con il computo metrico l'ho preso da un'analisi di Massimo Di Ciliegi sul Giornale delle PMI, ed è la formulazione più efficace che abbia letto sul tema. Chiude la discussione in una riga: lo stesso imprenditore pretende un dettaglio riga per riga per un tetto da trentamila euro e accetta un totale per un progetto da ottantamila.

Cosa perdi esattamente

Tre cose, e nessuna delle tre è il prezzo.

Perdi il controllo in corso d'opera. Un totale non si verifica mentre il lavoro procede: si può solo pagare quando è finito. Senza un prezzo per unità non hai modo di sapere se stai spendendo troppo — non troppo rispetto al mercato, che è una questione secondaria, ma troppo rispetto a quello che il progetto ti sta restituendo. È lo stesso problema di cui ho scritto a proposito dei progetti in cui metà del budget è speso e un terzo del lavoro è fatto: se l'avanzamento non è misurabile, la spesa non è governabile.

Perdi la posizione nella trattativa sulle varianti. In qualunque progetto vero, a metà strada emergono richieste che non erano previste. È fisiologico e non è un difetto. Ma se il preventivo iniziale non aveva un metro — tanto per unità, tante unità — quella variante viene valutata a sensazione, e in una valutazione a sensazione la parte informata è il fornitore. Non perché stia barando: perché è l'unico dei due che sa quanto lavoro c'è dietro.

Perdi la voce ricorrente. Se il costo di manutenzione e assistenza non è separato da quello di impianto e messo per iscritto con la durata, non entrerà in nessun conto economico previsionale. Comparirà da solo, l'anno dopo, su una cosa che a quel punto non si può più togliere. È il meccanismo per cui aziende che hanno «finito di pagare» un sistema scoprono di avere una rata perpetua che nessuno aveva messo a budget.

Il dato che dice quanto è diffuso

Gartner prevede che entro il 2028 almeno la metà dei progetti di intelligenza artificiale generativa supererà il budget previsto, e attribuisce lo sforamento a scelte architetturali sbagliate e mancanza di competenze operative.

Vale la pena leggerla per quello che dice davvero. Non dice che quei progetti falliranno, e non dice che la tecnologia non funziona: dice che costeranno più del previsto, cioè che il problema si manifesta sul lato della spesa. Un progetto che sfora il budget per metà delle volte non è un problema tecnico. È un problema di come viene comprato.

Va anche detto cos'è quel numero: una previsione di una società di analisi, non una misura su un campione di aziende italiane. Dice che il fenomeno è sistemico e atteso, non quanto succederà nella tua.

Le quattro cose da pretendere prima della firma

Nessuna richiede di capire la tecnologia. Sono le stesse che faresti a un impiantista.

• Un'unità che si possa contare. Fatture elaborate, pratiche istruite, documenti classificati, postazioni configurate. Con la quantità prevista e il prezzo per unità, blocco per blocco. Se il fornitore risponde che non è scomponibile, la domanda successiva è come ha fatto lui a calcolare il totale — perché in qualche modo l'ha calcolato.
• Un contatore che leggi tu. Un numero che puoi verificare per conto tuo, sul tuo sistema, senza chiedere al fornitore se il progetto sta funzionando. È la differenza fra misurare e farsi dire.
• La separazione fra costruire ed esercire. Quanto costa realizzarlo e quanto costa tenerlo acceso ogni anno, in due righe distinte, con la durata dell'impegno. Se sta in una riga sola, è un numero che nasconde una rata.
• Un collaudo misurato su un campione deciso prima. Non «il sistema è andato in produzione», ma: su queste cento fatture note, quante ne elabora correttamente, e sotto quale soglia il collaudo non è superato. Deciso prima della firma, quando ancora si può discutere.

Prezzo fisso o a consuntivo: dipende da una domanda sola

La domanda è: il perimetro è noto?

Se il lavoro è chiaro e ripetibile, il prezzo fisso protegge te: il rischio se lo prende chi lo sa stimare. Se il perimetro è incerto — e nei progetti di integrazione lo è quasi sempre — il prezzo fisso non fa sparire il rischio, lo incorpora dentro il totale come margine di sicurezza. Quel margine lo paghi anche nei casi in cui il rischio non si verifica, cioè quasi sempre, e non lo vedi perché è dentro il numero unico.

Su perimetro incerto la forma corretta è il lavoro a consuntivo con un tetto concordato: paghi quello che serve, e sopra una certa cifra ci si risiede al tavolo. Richiede più fiducia e più attenzione, e per questo viene scelta meno — ma è l'unica che non ti fa pagare in anticipo un rischio che magari non arriva.

Come si verifica in dieci minuti

Prendi l'ultimo preventivo tecnologico che hai firmato e prova a rispondere a tre domande usando solo quel documento.

Quanto costa una singola unità di quello che ho comprato. Quale numero potrò contare da solo, fra sei mesi, per sapere se ha funzionato. Quanto pagherò ogni anno dopo il primo.

Se non riesci a rispondere a nessuna delle tre, non hai firmato un preventivo: hai firmato una dichiarazione di fiducia. Il che può anche andare bene — con un fornitore che conosci da dieci anni è perfino ragionevole. Il problema è quando non è una scelta, ma il risultato di non aver saputo cosa chiedere.

Il punto

Quello che non puoi scomporre non puoi nemmeno controllarlo. E quello che non controlli in corso d'opera puoi solo pagarlo a fine lavori, quando l'unica leva rimasta è discutere.

La correzione non costa niente e non richiede un progetto: sono tre righe in più nella prossima richiesta di preventivo, mandate prima di ricevere i numeri e non dopo. Chi risponde volentieri ti ha appena detto qualcosa di utile. Chi si irrigidisce, pure.

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